Всегда начинайте с четко определенной области применения, в которой указывается цель, область применения и перечень соответствующих документов, подлежащих передаче. Необходимо сделать ссылку на датированные версии применимых стандартов, особенно если процесс охватывает государства с различной нормативной базой.
Предисловие должно содержать краткие ссылки на все изменения, внесенные в настоящее издание, включая перечень сокращений, используемых в тексте. В разделе 2 должны быть приведены ссылки на соответствующие документы по наименованию и дате публикации, по возможности с гиперссылками. В разделе 3 все термины и определения должны быть сгруппированы в разделе 3.1 с использованием точных формулировок, отражающих терминологию исходного стандарта.
Если документ был пересмотрен или дополнен, следите за тем, чтобы ссылки на датированные версии оставались неизменными. При ссылке на внешние нормативные документы или руководства всегда указывайте их юрисдикцию и применимость. Любое включение иностранных стандартов должно быть обосновано перекрестными ссылками на национальные эквиваленты или отмечено как дополнительное, если таковые отсутствуют.
Используйте номера разделов, такие как 1, 2 и 3, последовательно во всем пакете документации. Все форматы представления — описательный, табличный или схематический — должны соответствовать структуре, определенной в основном стандарте, который регулирует рассматриваемую область применения. Уточните во введении, осуществляется ли передача в рамках одной организации или между организациями, относящимися к разным областям регулирования.
Область применения передачи технических файлов и применимые фазы проекта
Применяйте структурированный контроль от фазы 2 (концептуальное проектирование) до фазы 3.1 (строительная документация), чтобы гарантировать прослеживаемость всех нормативных записей в системе. Убедитесь, что все переданные материалы датированы, включают историю изменений и содержат ссылки на применимые определения и сокращения в соответствии с нормативными документами конкретного штата.
Определенный охват и ссылки на соответствие
Включите только те документы, которые имеют непосредственное отношение к этапам внедрения, например, макеты, протоколы испытаний, журналы калибровки, технические спецификации, философию управления и сертификаты компонентов. Приложите ссылки на нормативные документы, если были одобрены отклонения от базовых стандартов. Приведите форматы представления в соответствие со стандартами, на которые имеются ссылки в соответствующих юрисдикциях, и включите ссылки на национальные и международные нормативные документы, если это необходимо.
Терминология, сокращения и исключения
Содержите специальный раздел с описанием применяемых терминов, определений, относящихся к конкретной системе, и признанных кратких форм с перекрестными ссылками на соответствующие стандарты. Не включайте устаревшие форматы, непроверенные черновики или избыточные редакции. Убедитесь, что все идентификаторы соответствуют оригинальному реестру, и подтвердите, что вся представленная информация отражает последнюю утвержденную версию.
Необходимые нормативные и договорные ссылки в пакетах передачи
Включите структурированный список нормативных и договорных ссылок, основанный на применимой юрисдикции, стандартах и договорных обязательствах. Каждая ссылка должна быть классифицирована по релевантности и дате выпуска, чтобы обеспечить прослеживаемость и согласованность с требованиями конкретного проекта.
1. Нормативные документы
- Все документы, перечисленные в разделе 2 применимого стандарта, должны быть включены с указанием точных названий и дат публикации (например, ISO 9001:2015 — Системы менеджмента качества).
- Для каждого ссылочного нормативного документа укажите, является ли он датированным или недатированным. Датированные документы не должны заменяться без письменного разрешения.
- Соблюдайте соответствие с пунктом 3.1 стандарта, регламентирующего область применения проекта. Убедитесь, что определения и терминология соответствуют цитируемым документам.
2. Область применения и контекст системы
- Определите область применения каждого ссылочного документа, особенно если проект охватывает несколько юрисдикций или государств.
- Укажите актуальность каждого документа для конкретной подсистемы или этапа процесса представления, включая ввод в эксплуатацию, валидацию или архивирование.
При необходимости приложите предисловие, объясняющее иерархию ссылок и обоснование выбора одних стандартов вместо других. Если условия контракта предусматривают соблюдение местного законодательства или конкретных государственных норм, приведите точные ссылки на них и укажите их последние редакции.
Используйте специальный раздел для сокращений и терминов, чтобы обеспечить согласованность во всей документации сторонних производителей и внутренних материалах. Это очень важно для систем, которые опираются на согласованную терминологию, особенно если документы поступают из разных государств или национальных органов.
Чтобы избежать двусмысленности, делайте перекрестные ссылки на все применимые правовые документы, отраслевые стандарты и документы о соответствии. Например:
- ASME Y14.100 — 2017 (американский стандарт для практики инженерного черчения)
- DIN 1998-12 — немецкий национальный стандарт, применимый к механическим системам
- Директива 2014/35/EU — Директива по низковольтному оборудованию в странах-членах ЕС.
Убедитесь, что каждый документ подан в соответствии с установленной классификацией — стандарт, нормативный акт или пункт договора — вместе с метаданными, включающими происхождение, дату выпуска и применимый пункт первичного соглашения.
Определения, сокращения и аббревиатуры, используемые в файлах технической передачи
Применяйте раздел 3.1 применимых национальных или международных нормативных систем для выявления определений, относящихся к области применения передачи. Используйте только датированные стандарты; если ссылочный документ имеет недатированный статус, изменения в терминологии могут привести к неправильному толкованию при трансграничном применении. Включите прямые ссылки на ссылочную документацию и укажите их статус в списке нормативных документов.
Термины и определения
Каждый термин должен отражать контекст применения и соответствовать отраслевой специфике. Определения должны быть взяты из официально признанных баз данных, согласованы с органами стандартизации на государственном уровне. Избегайте избыточных толкований в разных юрисдикциях путем принятия единой терминологии в области применения ссылочных стандартов.
Сокращения и аббревиатуры
Следует использовать только сокращения и акронимы, признанные не менее чем в двух национальных системах или подтвержденные в предисловиях к соответствующим стандартам. Вводите каждый термин при первом упоминании, после чего в скобках указывайте его сокращенную форму. Полный алфавитный список сокращений приводится в конце блока документации. Сокращения, взятые из нормативной базы или технической документации, должны сохранять свою оригинальную языковую форму, если в принимающей системе не существует эквивалента.
Используйте раздел 2 для перечисления всех стандартных документов, на которые имеются ссылки в содержании. При ссылках на поправки указывайте дату их выпуска и документ, подтверждающий изменения. Логически группируйте ссылки, исходя из области их применения. Это поможет обеспечить единообразное применение терминов во всех соответствующих документах без несоответствий, вызванных не отслеженными изменениями.
Структурирование шаблона передачи документации для обеспечения технической согласованности
Начните с титульного листа с четкой датировкой, включающего название, идентификатор системы и номер документа, согласованный с применимыми стандартами, используемыми в соответствующих государствах. Далее следует предисловие с описанием цели, области применения и ключевых ссылок. Используйте только утвержденные правила форматирования в соответствии с национальным или отраслевым стандартом 3.1, если это применимо.
- Раздел 1: Область применения и применимость — Определите границы использования, указав систему, фазу проекта и условия эксплуатации. Включите любые исключения или особые условия, относящиеся к процессу передачи.
- Раздел 2: Нормативные ссылки — перечислите все документы, которые необходимы для применения представленных материалов. Убедитесь, что ссылки на применимые нормативные акты, законы и соответствующие стандарты включены в формате полного цитирования.
- Раздел 3: Термины, сокращения, определения — Включите список терминов, используемых в файле, в алфавитном порядке, охватывающий как техническую терминологию, так и специфические для организации фразы. Четко разграничьте аббревиатуры и полные выражения.
- Раздел 4: Обзор документов — Предоставьте структурированный перечень всех представленных файлов, распределенных по функциям (например, спецификации оборудования, определения интерфейсов, записи о соответствии требованиям). Каждый элемент должен включать:
- Уникальный код документа
- дата выпуска
- История версий с указанием всех изменений и соответствующими обоснованиями.
- Раздел 5: Формат представления — укажите правила оформления: размер шрифта, нумерация страниц, нумерация разделов, содержание колонтитулов. Используйте единый шаблон для всех представленных документов.
- Раздел 6. Журнал управления изменениями — Представьте хронологически упорядоченный список изменений. Каждая запись должна включать:
- Код документа по ссылке
- Дата внесения изменений
- Характер обновления
- Автор или ответственное лицо
- Раздел 7: Сопоставление соответствия — Включите перекрестные ссылки на применимые нормативные требования и укажите, как каждый документ удовлетворяет соответствующему пункту.
Убедитесь, что все представления, включая диаграммы, описания интерфейсов и конфигураций, поддерживают внутреннюю согласованность и отражают фактическое состояние системы на момент передачи. Перед окончательной доработкой проверьте все гиперссылки и внутренние ссылки на точность.
Стандарты форматирования чертежей, технических паспортов и руководств при окончательной передаче
Убедитесь, что все технические документы — чертежи, технические паспорта и руководства — представлены в едином формате, соответствующем разделу 3.1 применимой нормативной системы. Каждый файл должен быть датирован, включать четко определенные термины и содержать ссылки на точный объем спецификаций, относящихся к его использованию.
Чертежи
Все графические изображения должны соответствовать последней версии национального или международного стандарта, указанного в списке нормативных ссылок. Включите надлежащие сокращения и обозначения в соответствии с разделом 1: Определения. Любое отклонение должно быть задокументировано и объяснено посредством формализованных записей об изменениях. Каждый лист должен содержать номер документа, название, код редакции и область применения.
Листы данных
Каждый технический паспорт должен содержать ссылку на документ, к которому он относится, и включать структурированные значения, основанные на единицах измерения, принятых в соответствующей государственной системе. Избегайте описаний в свободной форме; вместо этого используйте предопределенные категории из применяемого технического стандарта. Убедитесь, что все значения можно проследить по документированным приложениям, и включите соответствующие ссылки или примечания о любых изменениях.
Все технические описания должны начинаться с предисловия, описывающего границы применения, за которым следуют четко организованные блоки данных. Прилагайте соответствующие ссылки, если это необходимо. Данные, не прошедшие проверку или не получившие официального одобрения, не должны включаться в окончательные заявки.
Руководства
Руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию должны соответствовать структуре, определенной в пункте 3: Нормативные документы, включая разделы, посвященные определениям, компонентам системы, последовательности операций и краткому изложению применимых стандартов. Каждое руководство должно содержать датированный журнал изменений и таблицу терминов и сокращений, используемых в тексте. Если речь идет о программном обеспечении или системах управления, приведите историю версий и сведения о конфигурации.
Каждый документ должен быть предоставлен в формате PDF со встроенными шрифтами и отключенными настройками безопасности, обеспечивающими полный доступ ко всему содержимому. Отсканированные материалы не принимаются, если только они не были изначально выпущены в таком виде сертифицированными органами в соответствующих странах. Итоговые комплекты должны пройти перекрестную проверку на согласованность, соответствие контрактным требованиям и полноту в соответствии с п. 3.1 руководящей спецификации.