Как написать претензию поставщику о возврате денежных средств

Претензия к поставщику за невыполнение поставки товара — это документ, который позволяет покупателю по договору поставки потребовать от своего контрагента выплаты неустойки и компенсации убытков в виде упущенной выгоды. В этой статье рассмотрим, какими нормами регулируются правовые отношения между поставщиком и покупателем, и какое значение имеет юридическая претензия.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасность

Договор поставки

Договор поставки является гражданско-правовым соглашением, согласно которому одна сторона обязуется поставить товар в установленный срок, а другая сторона — оплатить его. Подписывая договор, стороны принимают на себя обязательства, и в случае их неисполнения возникает гражданско-правовая ответственность.

На практике поставщик может поставить товар неполностью или вовсе не поставить его. В законодательстве предусмотрены различные способы решения этих ситуаций. Например, в случае недопоставки стороны могут договориться о восполнении недостачи в следующей поставке или о денежной компенсации за недостающую часть товара. Покупатель также может приобрести аналогичный товар у другого поставщика и потребовать возмещения убытков в виде упущенной выгоды от первоначального контрагента.

Невыполнение поставки означает, что поставщик не отгрузил товар вовремя или вообще не выполнил обязательства. В этом случае возможно требование возмещения убытков в виде упущенной выгоды. Согласно 15 статье Гражданского кодекса, упущенная выгода определяется как доход, который сторона могла бы получить, если бы договорные обязательства были исполнены.

Что можно требовать

В претензии к поставщику за невыполнение поставки товара покупатель может потребовать следующее:

• отказ от выполнения условий договора поставки и, соответственно, возврат предоплаты;
• возмещение уплаченных денежных средств;
• выплату неустойки за каждый день просрочки в размере, указанном в договоре;
• компенсацию уб

Для подтверждения факта направления претензии необходимо предоставить документальное подтверждение уведомления в судебном исковом заявлении. В большинстве случаев это может быть почтовый реестр (опись), который подтверждает отправку претензии от покупателя к поставщику товара.

Как правильно составить претензию к поставщику

Если претензия к поставщику по поводу непоставки товара достигает стадии судебного разбирательства, то её составление требует особого внимания. Рассмотрим, как должна быть структурирована такая претензия. Любой судебный документ состоит из вступительной части, части, где объясняется суть проблемы и позиция заявителя, и обращения к ответчику или суду.

В вступительной части заявитель указывает личные данные участников сделки. Для индивидуального предпринимателя это ФИО, номер паспорта, ИНН, ОГРН, место нахождения в налоговом реестре. Для юридического лица указывается полное наименование, руководитель, его ФИО, ИНН, ОГРН и юридический адрес. Также заявитель оставляет свой контактный телефон.

В мотивировочной части претензии утверждается, что стороны заключили договор поставки, согласно которому поставщик обязан поставить определенный товар в определенный срок, а покупатель обязан оплатить его стоимость. Затем указывается на неисполнение обязательств со стороны поставщика и объясняется, какие убытки понес покупатель из-за непоставки товара. Эта часть также включает описание понесенных убытков.

Далее в документе заявляются законные требования к представителю поставщика, вытекающие из нарушения условий договора. Конечная версия претензии должна быть подписана уполномоченным представителем покупателя, таким как руководитель компании (для ИП или директора ООО) или другим лицом, имеющим доверенность на представление интересов.

Как составить претензию о возврате денежных средств поставщику

Возврат средств от контрагента может быть необходим при ошибочном переводе, неисполнении или неудовлетворительном исполнении условий договора. Рассматриваем, как запросить возврат денежных средств и корректно отразить операцию в бухгалтерском учете.

В хозяйственной деятельности

Для разрешения возникающих разногласий с поставщиком рекомендуем включить в ваше письмо акт сверки расчетов.

Пример составления акта сверки

При подготовке требования и акта сверки обязательно укажите ссылку на договор.

Более подробная информация: как правильно оформить возврат товара поставщику

В случае некачественного товара

Если покупатель обнаружил дефекты в оплаченном товаре, он должен направить поставщику претензию и акт о выявленных недостатках (или акт о неполучении товара), а отказ от товара оформляется через накладную. Брак, выявленный при приемке товара, следует оформлять с использованием унифицированной формы ТОРГ-2.

Используйте бесплатные консультации экспертов КонсультантПлюс для правильного учета претензий и связанных с ними расчетов.

Отражение операций в бухгалтерском учете

Рассмотрим порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета от всех сторон сделки.

Дт 62 Кт 76,2 — излишек переведен на счет 76.2 «Расчеты по претензиям»

Дт 76,2 Кт 51 — излишне полученная сумма направлена покупателю

Дт 60 Кт 51 — перечислена предоплата

Дт 76,2 Кт 60 — отправлено письмо о возврате части платежа

Дт 51 Кт 76,2 — излишне перечисленная сумма зачислена на счет

Дт 51 Кт 76,2 — ошибочно полученная сумма

Дт 76,2 Кт 51 — отправлен возврат

Дт 76,2 Кт 51 — ошибочно перечисленная сумма

Дт 51 Кт 76,2 — получен возврат

Прекращение или изменение условий договора

Дт 51 Кт 62 — получена предоплата

Дт 62 Кт 76,2 — договор расторгнут или изменен

Дт 76,2 Кт 51 — средства возвращены

Дт 76,2 Кт 60 — договор изменен или расторгнут

Дт 51 Кт 76,2 — средства зачислены на счет

Особенности учета при УСН

Часто у поставщиков возникают разногласия с налоговыми органами относительно налогообложения излишних поступлений. По законодательству налоговая база формируется на момент фактической оплаты, что означает, что доход возникает в момент поступления средств.

При ошибочном или излишнем перечислении платежей эти суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До разъяснения обстоятельств эти средства не признаются доходами от реализации или иных доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Вышеизложенное не распространяется на авансы, которые возвращаются в связи

Ситуация с возвратом аванса при расторжении или изменении договора подряда имеет свои особенности. Если организация получила предоплату и начала выполнение работ, подрядчик должен подтвердить, что к моменту уведомления о расторжении договора часть работ уже была выполнена. При соблюдении этого условия подрядчик имеет право удержать часть суммы, пропорциональную выполненной работе до уведомления, и возместить убытки, возникшие в результате прекращения договора (см. ст. 717 ГК РФ).

Хранение документации

Вся деловая переписка должна храниться не менее пяти лет, включая запросы на возврат средств.

При активной хозяйственной деятельности с большим объемом корреспонденции рекомендуется вести журнал регистрации входящих и исходящих писем, который должен быть утвержден в учетной политике компании и включен в обязанности ответственного сотрудника.

Юрист, специализирующийся на гражданском и налоговом праве, рекомендует использовать аутсорсинг бухгалтерии и кадровых вопросов через Главбух Ассистент.

Если была допущена ошибка при перечислении средств, следует составить письмо на возврат денег. Подробные инструкции и образец доступны в нашем материале.

Случаи, когда требуется запрос на возврат

Регулярные финансовые операции могут приводить к случайным перечислениям денег неправильным организациям:

• неверные платежные реквизиты указаны;
• получатель больше не взаимодействует с компанией;
• сумма перевода оказалась завышенной по ошибке.

Получатель обязан сообщить банку о полученных ошибочно средствах. Однако компании с высокими оборотами это часто не замечают.

Отправитель может самостоятельно потребовать возврат денег, составив соответствующее письмо с просьбой о возврате.

Пример: 10 апреля ООО «Стимул» перечислило 130 тысяч рублей ООО «ТрастПлюс» на счет апрельской поставки, которая уже не состоится из-за расторжения договора. Директор направил письменную просьбу о возврате средств, объяснив ситуацию бывшему контрагенту.

Эффективность бухгалтерской работы существенно зависит от компетентности бухгалтера. Доверьте бухучет специалистам Главбух Ассистент, прошедшим ежегодную аттестацию и являющимся экспертами в своей области. Вы получаете бухгалтера, юриста и кадровика в одном лице, что позволяет сократить затраты на заработную плату и страховые взносы законным путем.

• Как составить гарантийное письмо для должника
• Письмо о повышении цен: образец и правила составления

Как составить письмо на возврат денежных средств

Такой документ не имеет стандартизированной формы. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, который следует зафиксировать в своей учетной политике.

Письмо лучше составлять на фирменном бланке, который уже содержит ИНН, КПП, ОГРН, наименование и адрес компании.

Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:

• Налоговая реформа-2025: изменения в УСН и НДС
• Список опасных операций для ООО и ИП в 2025 году
• Изменения в законодательстве для бизнеса с июня 2025 года
• Как безопасно переводить деньги физическим лицам компаниям и ИП
• Какие схемы по сокрытию доходов неэффективны: «Выручку все равно найдут»

Основные аспекты письма представлены в нескольких секциях.

• Основания для перечисления средств — дата и номер платежного поручения или иного расчетного документа.
• Причина возврата, например, ошибка в размере денежной суммы.
• Сумма средств, подлежащих возврату.
• Сроки для перевода денег.
• Банковские реквизиты, на которые контрагент должен перевести деньги.

Завершением письма служит печать организации (при наличии) и подпись руководителя.

Важно приложить к тексту платежное поручение или выписку из банка. Если вы отправляете запрос на возврат денежных средств поставщику, необходимо приложить акт сверки расчетов и соглашение о поставке. В случае поставки товара с дефектами, направьте претензию на возврат груза и акт об изъянах. Для оформления дефектов используйте накладную по форме ТОРГ-2.

Письмо следует зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции и передать контрагенту двумя способами:

• по почте с уведомлением о вручении;
• лично. При личной передаче подготовьте два экземпляра документа: один для получателя средств и второй с отметкой о получении — для себя.

Сохранять такие письма, как и любую деловую переписку, следует в течение 5 лет.

Для составления важных юридических документов обратитесь к специалистам. Эксперты учтут актуальные положения законодательства и ваши интересы, а также возьмут на себя отчетность, проверку контрагентов и защиту фирмы в ходе налоговых проверок. Главбух Ассистент предлагает бесплатную антикризисную консультацию для продолжения работы вашего бизнеса в условиях кризиса.

Сроки возврата денег

В вашем письме обозначьте срок, в течение которого получатель ошибочной суммы должен вернуть её. Согласно ст. 314 ГК РФ, этот срок составляет 7 дней или иной разумный период.

Контрагент-получатель должен осознавать, что средства были перечислены ему незаконно или вопреки договору. Следовательно, он обязан вернуть их без задержек. В противном случае ситуацию можно рассматривать как неосновательное обогащение, и на эту сумму будут начисляться проценты за пользование чужими средствами в соответствии с правилами ст. 395 ГК РФ. Процентная ставка определяется Центробанком и, на момент публикации, составляет 17%. Проценты начисляются с момента, когда контрагент узнал о незаконном обогащении, например, получив уведомление о необходимости вернуть средства, и до момента возврата денег.

Письмо на возврат денежных средств рекомендуется дополнить пунктом об ответственности за незаконное удержание денег, чтобы у получателя не возникало соблазна задерживать их.

Отражение операций в бухгалтерском учете

Ошибочно зачисленная сумма не считается доходом или расходом согласно правилам бухгалтерского учета. Средства, подлежащие возврату, оформляются через следующие бухгалтерские проводки:

Зафиксирована сумма, ошибочно зачисленная на счет организации

Претензия

Перед тем, как обратиться в суд с требованием о возврате денег, взвесьте все возможные варианты. Честный поставщик заинтересован в урегулировании спора до суда и может самостоятельно заменить товар.

Если все же решено подать претензию на возврат денежных средств, образец поможет вам в подготовке.

Образцы претензий о возврате денежных средств представлены в Системе Юрист:

• Претензия о возврате денежных средств (общая форма)
• Претензия о возврате денежных средств за неоказанную услугу
• Претензия о возврате денежных средств за некачественную услугу
• Претензия о возврате денежных средств за некачественный товар
• Претензия о возврате денежных средств по договору поставки за непоставленный товар
• Претензия по договору поставки о возврате денежных средств в связи с переплатой

Пример претензии на возврат денег: форма с требованием о возврате средств за часть товара, который оказался некачественным.

Другие образцы досудебных претензий на возврат денег покупателю

• Претензия потребителя о возврате денег за некачественный товар
• Претензия о возврате денег по договору поставки за непоставленный товар
• Претензия по договору поставки о возврате денег в связи с переплатой

Как написать претензию на возврат денег

Закон не устанавливает специальных требований к форме претензии на возврат денег. Вы можете составить документ в свободной форме. Если в договоре указаны требования к оформлению, следуйте этим правилам. В компании, где используются стандартные образцы для таких документов, рекомендуется составлять претензию в соответствии с этими шаблонами.

Направляйте претензию о возврате денег генеральному директору контрагента или указывайте фактический адрес компании. Если в договоре указан почтовый адрес, отличающийся от юридического, отправляйте документ на оба адреса, чтобы исключить возможность отказа ответчика, что он не получал требование.

Вы можете назвать документ «претензия на возврат денег за товар», «требование» или «досудебная претензия» – это не имеет принципиального значения.

В случае необходимости вернуть деньги за купленный товар, в своем запросе укажите, что поставщик неисправно выполнил свои обязательства. Сослаться можно на пункт 2 статьи 475 Гражданского кодекса РФ, который устанавливает обязанность поставщика вернуть оплаченную сумму за продукцию. Но здесь есть важное условие.

Для того чтобы потребовать возврат денег в претензии, необходимо приложить уведомление об отказе от исполнения договора. Согласно пункту 2 статьи 475 ГК РФ требование о возврате денег и отказ от договора связаны словом «и». Это означает, что покупатель должен выполнить оба эти действия одновременно.

К претензии о возврате денег прикрепите подтверждающие документы, например, копии всех упомянутых в тексте документов: договора, товарных накладных, акта приемки-передачи, платежных поручений и других.

Отправьте контрагенту заказное письмо с досудебной претензией на возврат денег с уведомлением о доставке и описью вложения. Это позволит в случае необходимости подтвердить в суде факт принятия мирных мер для разрешения спора.