Запрашивать бумажную трудовую книжку можно только в том случае, если сотрудник лично подал письменное заявление и директор его одобрил. Без этого бумажные бланки не могут быть выданы в соответствии с действующими нормативными положениями. Трудовая книжка должна храниться в официальном цифровом формате, если только не было подано официальное заявление о возврате к традиционному формату.
Чтобы принять заявление о возврате трудовой книжки, работодатель должен проверить, не инициировал ли сотрудник ранее переход на бумажный формат. Если запрос был сделан в текущем году, в нем должны быть отражены изменения в электронной системе и подтверждено, выдавалась ли сотрудником отдела кадров трудовая книжка вручную.
В заявлении укажите дату создания трудовой книжки, точную продолжительность стажа и ссылку на использованные нормативные документы. Заявление должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, как правило, директором или уполномоченным представителем отдела кадров. Форма должна соответствовать установленным стандартам, действующим в текущем трудовом году.
Если работник перешел на бумажную систему, работодатель обязан предоставить печатную форму, в которой отражены накопленные периоды работы, наименования должностей и соответствующие коды. Этот документ должен соответствовать официально признанным шаблонам и нормативным требованиям к ведению трудовых книжек вне электронной среды.
Выдаваемые выписки должны содержать ссылки на предыдущие переходы, особенно если сотрудник ранее менял формат или заводил трудовую книжку заново. Убедитесь, что книжка была зарегистрирована на законных основаниях, а ответственный сотрудник выполнил все действия в соответствии с действующими правилами внутреннего трудового распорядка.
Трудовая книжка и трудовой стаж: Правовые источники и практические рекомендации
Запросите трудовую книжку непосредственно у бывшего работодателя, подав письменное заявление с указанием необходимости получения полной трудовой книжки. Как бумажная, так и электронная версия трудовой книжки может быть использована в качестве юридического доказательства предыдущего опыта работы.
Запрос и проверка трудовых книжек
Работник может попросить отдел кадров или уполномоченного сотрудника выдать ему заверенную копию трудовой книжки. В нее должны быть внесены все записи о наименовании должности, дате приема на работу и основаниях для увольнения. Работодатель обязан предоставить эту документацию в течение трех рабочих дней с момента запроса. Неполные или отсутствующие записи можно оспорить с помощью официальных письменных комментариев, адресованных работодателю.
Исправление и обновление трудовой биографии
Если при проверке трудовой книжки обнаружены несоответствия, работник имеет право подать официальную жалобу. Работодатель обязан проверить спорную запись и либо внести изменения, либо подтвердить их обоснованным ответом. При переходе на новое место работы работник может иметь при себе бумажную или цифровую трудовую книжку и предъявить ее в отделе кадров новой компании в первый рабочий день.
Каждая запись должна быть зафиксирована в полном соответствии с трудовым законодательством. Неправильное оформление документов, в том числе пробелы или неподтвержденные должности, может привести к осложнениям с социальными льготами и начислением стажа. Поэтому рекомендуется регулярно просматривать свои трудовые книжки и сохранять копии всех документов, связанных с работой.
Опыт работы можно также проверить по государственным базам данных, если активирована электронная трудовая книжка. Работники могут получить доступ к этой информации через защищенные онлайн-платформы и запросить официальную копию для использования в трудовых, пенсионных или судебных разбирательствах.
Где найти достоверную информацию о трудовой книжке и стаже работы
Запросите официальную справку о трудовом стаже непосредственно в отделе кадров или у «делопроизводителя» вашей нынешней или бывшей организации. Этот документ, как правило, выдается на основании внутренней трудовой книжки и содержит даты начала и окончания трудовой деятельности, названия должностей и типы контрактов.
Проверьте свой личный кабинет на государственном портале трудоустройства, где цифровые трудовые книжки обновляются автоматически. Если вы создали цифровую трудовую книжку после января 2020 года, большинство данных должно быть доступно там без необходимости смотреть бумажную копию.
Просмотрите отсканированные копии приказов и договоров о приеме на работу, хранящиеся во внутренних кадровых системах. Некоторые компании хранят отсканированные оригиналы трудовых актов и приказов, связанных с приемом на работу, увольнением, а также изменениями в связи с одновременной занятостью или обновлением контрактов.
Если вам нужно получить бумажную версию трудовой книжки, спросите у работодателя, где ее можно взять и как начать процесс. Иногда отдел кадров может посоветовать вам подать официальный запрос или посетить офис, чтобы забрать ее лично.
Чтобы проверить правильность стажа, воспользуйтесь официальным порталом Пенсионного фонда. Этот сервис позволяет увидеть, как отражаются периоды вашей работы в отчетах работодателя и страховых взносах.
Если вы не знаете, как внести исправления или куда обратиться в случае обнаружения несоответствий, обратитесь в местную трудовую инспекцию. Там вам подскажут, какие действия предпринять и куда обратиться с жалобой в случае необходимости.
Сейчас многие работники спрашивают, как подтвердить период работы по совместительству. В этом случае вам следует запросить копию дополнительного соглашения или внутреннего акта, подтверждающего детали вашей работы по совместительству.
Не полагайтесь на неофициальные резюме или устные подтверждения. Все проверки занятости должны основываться на документах, имеющих юридическую силу: трудовых договорах, внутренних приказах или заверенных государством цифровых записях. Всегда уточняйте, где и как можно получить каждый документ, прежде чем предпринимать какие-либо действия.
Как проверить опыт работы с помощью электронной трудовой книжки (EERB)
Запросите доступ к EERB через личный кабинет сотрудника на портале Госуслуг. Войдите в систему, используя подтвержденные учетные данные, и выберите раздел, содержащий трудовую книжку.
Просмотрите все записи, представленные работодателями. Система предоставляет структурированную информацию о периодах работы, занимаемых должностях и основаниях увольнения с прямыми ссылками на нормативно-правовые акты. Если имеются расхождения с бумажной трудовой книжкой, подайте запрос на исправление через тот же интерфейс.
Для организаций, перешедших с бумажной формы, в EERB включаются только те сведения, которые были официально переданы. Если сотрудник подал письменное заявление с просьбой продолжать использовать бумажную версию, цифровые обновления могут отсутствовать.
Работодатели обязаны передавать данные в соответствии с установленным порядком. Директор несет ответственность за точность записей, сделанных от имени организации. Данные должны быть согласованы с трудовыми соглашениями и внутренними локальными актами.
Проверять полноту электронных записей:
Автоматическая синхронизация с бумажной документацией не предусмотрена, поэтому сотрудники должны вести собственные копии. В EERB не включаются сведения о неформальных договорах и внештатных контрактах. Отображаются только данные, подкрепленные трудовыми договорами и представленные в полном соответствии с правовыми требованиями.
Общие вопросы о трудовых книжках, обсуждаемые на форуме «Клерк»
Всегда давайте письменную расписку, когда сотрудник просит забрать трудовую книжку. Это касается как случаев увольнения, так и других законных оснований, например, для официальной проверки или обновления.
Основные обязанности работодателя
- Вести трудовые книжки на основании федеральных нормативных актов.
- Обеспечивать внесение записей в строгом соответствии с нормативными документами и утвержденными приказами или распоряжениями.
- Передавать трудовые книжки работнику или его доверенному лицу только под роспись.
- При переходе на безбумажный документооборот оформлять заявление на основании письменного согласия работника.
Частые ошибки работодателей
- Неправильные записи при переводе или увольнении, особенно при оформлении внутренних перемещений или изменений, связанных с переводом.
- Отсутствие обязательных подписей генерального директора и работника в необходимых разделах.
- Отсутствие актов об утере, порче или исправлении трудовых книжек.
- Заведение новой книжки без законных оснований — такие решения должны основываться на действующем трудовом законодательстве.
Если сотрудник настаивает на досрочном получении трудовой книжки, проверьте, соответствует ли его просьба действующим правовым основаниям. Не задерживайте выдачу трудовой книжки после последнего рабочего дня. Неоднократные обзоры форумов показывают, что задержки часто приводят к административным штрафам и трудовым спорам.
Для генеральных директоров обеспечьте обучение HR-специалистов компании правилам оформления трудовых книжек. В отзывах на «Клерке» часто подчеркивается, что даже незначительные канцелярские ошибки могут привести к проверкам или претензиям работников.
Никогда не игнорируйте просьбы завести новую трудовую книжку, если вы не убедились в отсутствии оригинала на основании надлежащей документации и не оформили соответствующий акт.
Какой тип трудовой книжки оформить для вновь принятого сотрудника
Оформите цифровую трудовую книжку, если вновь принятый сотрудник ранее не имел официального трудоустройства. Согласно поправкам 2020 года, цифровые записи ведутся путем внесения работодателем в систему ЕТК сведений о должности, переводе и увольнении. Работодатель должен обеспечить точную и своевременную подачу информации по каждому работнику.
Бумажные и цифровые документы: Что выбрать
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка и он не подал письменного заявления о переходе на цифровой формат, работодатель обязан продолжать использовать бумажную версию. Если работник предоставит заявление с просьбой о переходе на цифровой формат, бумажный документ ему вернут, а дальнейшие обновления будут производиться исключительно через записи в ЕТК.
В случае приема на работу иностранного работника или лица без трудового стажа бумажная книжка не выдается. Директор или уполномоченный сотрудник отдела кадров должен зарегистрировать все данные о трудоустройстве в Социальном фонде, привязав их к СНИЛС работника. Такой подход исключает дублирование и соответствует федеральным требованиям, вступающим в силу с 2021 года.
Ключевые моменты для генерального директора
Генеральные директора должны обеспечить отражение этих требований во внутренних кадровых процедурах. Вести четкую документацию о выборе каждым работником формата ведения трудовых книжек. Непредоставление правильной информации в системе может повлиять на накопленный стаж работника и отразиться на расчете пенсии в будущем. Все обновления, касающиеся названия должности, переводов или увольнений, должны оперативно вноситься в систему, заменяя традиционные записи в бумажной книге.
Правовая основа и где искать
В настоящее время трудовое законодательство обязывает работодателей вести записи в трудовой книжке сотрудника. При приеме на работу директор или менеджер по персоналу может обратиться к Единой трудовой информационной системе (ЕТК) или другим государственным базам данных, разрешенным для этих целей. В них содержатся проверенные данные о предыдущих местах работы сотрудника, в том числе о периодах совмещения, что позволяет установить полный трудовой стаж работника.
Практические шаги для работодателей
Во-первых, попросите кандидата предоставить трудовую книжку или ее официальный аналог. Затем подтвердите подлинность, сверив данные с ЕТК или авторизованными порталами. Если работник занимал должности по разным договорам или работал по совместительству, они будут записаны, и их можно будет просмотреть, чтобы убедиться в полноте данных. Всегда документируйте, откуда были получены данные, и храните копию в личном деле сотрудника. Такой подход позволяет избежать пробелов в карьере сотрудника и снизить риск упустить важные периоды работы.