Всегда распределяйте выплаты по правильной категории расходов: компенсации за отгулы по болезни должны учитываться как расходы, связанные с оплатой труда, а не как общехозяйственные расходы. Это различие влияет как на отчетность, так и на налогообложение. Неправильная классификация может привести к проблемам во время проверок.
Что покрывает работодатель? Компания оплачивает первые дни — как правило, первые три. Эти суммы не возмещаются социальным страхованием и должны быть отражены в отчетности как компенсация, финансируемая организацией. Последующие дни финансируются Фондом социального страхования, но выплаты все равно могут проходить через бухгалтерию компании, что требует отдельных проводок.
Как быть с подоходным налогом? С сумм, выплаченных за первый период, покрываемый работодателем, необходимо удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). В отношении сумм, возмещаемых из Фонда социального страхования, налоговые обязательства различаются — уточните их в соответствии с действующими положениями Налогового кодекса. Не забывайте правильно начислять и перечислять НДФЛ в ведомости начисления заработной платы.
Какие проводки следует сделать? Используйте дебет 70 и кредит 69 для отражения расчета причитающихся выплат. Когда фактические выплаты будут произведены сотруднику, сделайте проводку по дебету 70 и кредиту 51. Для возмещения средств используйте дебет 69 и кредит 73 или 51, в зависимости от того, получено ли возмещение или просто отражено как дебиторская задолженность.
Какие расходы включаются? Включается только официально рассчитанная компенсация за дни болезни. Не включайте дополнительные выплаты, премии или поощрительные надбавки, если это не разрешено в явном виде. Неправильное включение исказит финансовую отчетность и может привести к штрафам.
Как поступать в случае спорных периодов? Если документация неполная или задерживается, не начисляйте платежи до тех пор, пока не будут представлены все подтверждающие документы. Отражайте обязательство только тогда, когда право на него подтверждено. В противном случае подождите отражать его в отчетности, чтобы избежать будущих реклассификаций.
Какие расходы покрывает работодатель?
Работодатель обязан компенсировать работнику 100 % среднего заработка за первые три дня отсутствия. Начиная с четвертого дня, выплаты производятся из Фонда социального страхования. Однако работодатель перечисляет всю сумму, а затем обращается за возмещением.
Основные бухгалтерские проводки включают признание начисленного пособия в качестве расхода по обязательствам по оплате труда, учет выплаченной суммы и отражение возмещения, полученного из фонда. Для целей налогообложения сумма, выплаченная в течение первых трех дней, облагается НДФЛ, а суммы, профинансированные из фонда, — нет.
Не удерживайте НДФЛ с возмещаемой части. Удержание производится только с той части, которая покрывается непосредственно работодателем. Взносы, связанные с оплатой труда, рассчитываются по общим правилам: сумма, выплаченная из средств компании, облагается социальными взносами, а возмещаемая часть освобождается.
Убедитесь, что все проводки соответствуют официальным платежным ведомостям и отвечают действующим налоговым нормам. Общие расходы включают фактически выплаченные суммы, удержанные налоги и любые начисленные обязательства перед сотрудниками. Главное — отделить возмещенную часть от непосредственно выплаченной суммы, чтобы избежать ошибок в отчетах по заработной плате.
Что делать с излишне оплаченным больничным листом?
Верните излишне выплаченную сумму путем корректировки платежной ведомости. Если излишек был обложен налогом, пересчитайте НДФЛ, чтобы вернуть ошибочно удержанный налог.
Работодатель должен определить, как возник излишек: неправильный средний заработок, превышение количества дней или канцелярские ошибки. В зависимости от причины издайте внутренний приказ о взыскании средств или скорректируйте будущие выплаты.
Если сотрудник согласен, вычтите сумму из следующей зарплаты. В противном случае инициируйте добровольное погашение задолженности или судебное взыскание. Всегда документируйте этот процесс письменным соглашением или уведомлением.
Пересмотренные расходы, связанные с переплатой, не должны включаться в отчет по единому социальному взносу. Внесите соответствующие корректировки в налоговый учет, чтобы избежать расхождений с Социальным фондом.
Не включайте излишек в состав возмещаемых расходов. Такие ошибки покрывает работодатель. Уточните, какие суммы могут быть возвращены, а какие остаются невозвратными.
Ключевые действия: установите причину, рассчитайте чистую сумму переплаты, исправьте удержание НДФЛ, задокументируйте согласие работника и обновите финансовую и налоговую отчетность.
Основные проводки
Начисление расходов отражается проводкой: Дебет 70 — Кредит 69. Здесь отражаются обязательства по выплатам, связанным с отсутствием по причине временной нетрудоспособности.
Возмещение Фондом социального страхования происходит следующим образом: Дебет 51 — Кредит 69 , как только получен платеж от государства. Эта проводка используется только для той части, которая превышает первоначальное обязательство работодателя.
Удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) с выплаченной суммы оформляется как: Дебет 70 — Кредит 68 . Удержание производится со всех сумм, кроме части, компенсируемой государством. Уточните, какую часть следует удержать, исходя из происхождения суммы.
Переплаченные работнику суммы должны быть сторнированы: Дебет 73 — Кредит 70. Перед корректировкой уточните характер переплаты. Неправильно рассчитанные суммы подлежат возврату только в том случае, если переплата произошла из-за ошибки или нарушения.
Что делать с неправильно удержанным налогом? Если НДФЛ был удержан с суммы, не подлежащей налогообложению, сделайте корректировку через: Дебет 68 — Кредит 70. Затем верните или зачтите в счет будущих платежей.
Какие расходы покрывает работодатель? Только те, которые предусмотрены законом — как правило, в течение трех календарных дней. Дальнейшие выплаты компенсируются государством. Дважды проверьте сроки, прежде чем бронировать обязательства.
НДФЛ с пособиями по временной нетрудоспособности: Как удержать?
Удерживайте НДФЛ с выплачиваемой суммы исходя из среднего заработка. Расчет и вычет должен производиться работодателем в день выплаты работнику.
- Налог взимается только с той части, которая покрывается работодателем в первые дни.
- Суммы, возмещаемые Фондом социального страхования, освобождаются от НДФЛ.
- Удержание должно производиться с фактической выплаты, а не с даты начисления.
- Если выплата превышает рассчитанную среднюю величину, превышение полностью облагается налогом.
- Дебет 70 Кредит 68 — удержан налог с выплаченной суммы.
- Дебет 69 Кредит 70 — компенсация работодателя за дни, соответствующие критериям.
- Дебет 91.2 Кредит 68 — если налог исчисляется с излишне выплаченных или не подлежащих компенсации сумм.
- Проанализируйте случаи с переплатой: если переплата произошла по ошибке, отмените проводку и пересчитайте налог.
- В случае корректировки включите разницу в следующий отчетный период с надлежащим документальным подтверждением.
Работодатель должен обеспечить правильную обработку НДФЛ в зависимости от источника выплаченной суммы — средства работодателя или внешнее покрытие — и применять налог только там, где это требуется по закону.