ОКИН: Общероссийский классификатор информации о населении

ОКИН — это сокращение от Общероссийский классификатор информации о населении. Полное наименование стандарта: ОКИН ОК 018-2014. ОКИН разработан как инструмент для сбора, систематизации и анализа данных о демографических, социальных, образовательных, предпринимательских и других характеристиках населения Российской Федерации.

Дополнительная информация
Сокращение	ОКИН
Обозначение	ОК 018-2014
Введение в действие	01.07.2015 (Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.12.2014 № 2019-ст)
Изменения	01.07.2019, № 10 (Приказ Росстандарта от 29.05.2019 № 242-ст)
Английское название	Russian Classification of Information on Population

Структура и особенности ОКИН

Разработку ОКИН провел ВНИИКИ «Стандартинформ» совместно с Управлением статистических стандартов Госкомстата РФ. Он был введен в действие 12.12.2014 года, заменив устаревший стандарт ОКИН ОК 018-95. Эти же организации следят за актуализацией ОКИН. Изменения и дополнения в ОКИН разрабатываются и утверждаются в соответствии с основными положениями по разработке и применению классификаторов, утвержденными в 2005 году. Подробное описание ОКИН представлено во Введении к классификатору. По мнению авторов, ОКИН является ключевым документом для стандартизации сбора информации о населении РФ по различным параметрам.

Виды фасетов и их применение

Каждый фасет ОКИН содержит информацию с уникальными кодами и может быть дополнен дополнительными данными. Например, фасет №63, охватывающий «Почетные звания СССР», имеет несколько дополнительных кодов, таких как «100 — высшие степени отличия и почетные звания СССР», «200 — почетные звания союзных республик», и так далее. Фасеты используются для стандартизации информации о населении, которая используется в личных документах, анкетах и других документах, имеющих статистическое значение. Например, фасет, связанный с домохозяйством, определяется как группа людей, проживающих вместе и ведущих общее хозяйство для обеспечения себя всем необходимым. Для удобства заполнения фасеты могут использовать аббревиатуры и сокращения, например, через дефис или косую черту.

Применение ОКИН

• ОКСПО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию);
• ОКСВНК (Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации);
• Классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР);
• Классификация по социальному защиту населения (ОКИСЗН);
• и другие классификаторы, в зависимости от поставленной перед исследователями статистической задачи.

Инструкция по заполнению личной карточки работника (форма Т-2)

Личная карточка работника представляет собой обязательный документ для каждого работодателя. Её заполнение основывается на предоставленных сотрудником данных о его образовании, семейном положении, военной службе и других аспектах. Все данные подтверждаются как сотрудником, так и представителем организации (ИП).

Назначение формы и её необходимость

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и заполняется для каждого сотрудника. Это позволяет работодателю иметь полное представление о каждом сотруднике. В карточку вносятся следующие данные:

• дата и место рождения;
• гражданство;
• образование и профессиональная подготовка, включая дополнительное образование;
• знание иностранных языков;
• трудовой стаж;
• семейное положение;
• адреса регистрации и фактического проживания;
• отношение к военной службе;
• результаты аттестации;
• награды;
• отпуска и льготы;
• и прочие сведения.

Эта информация необходима для выполнения законодательных обязательств работодателя. Например, сведения о составе семьи помогают включить детей работника в список получателей новогодних подарков или детских путевок. Сведения о дополнительном образовании или знании языков могут определять возможность изменения должности сотрудника или направления его в командировку за границу. Информация о наградах и стаже работы является основанием для награждений сотрудников на более высоком уровне. Из всего вышеизложенного следует, что личная карточка работника представляет собой удобный и информативный инструмент для работодателей.

Также читайте: как правильно заполнить форму лицевого счета Т-54

Обязанность ведения карточек

Некоторые работодатели могут рассматривать первичные формы учета, утвержденные постановлением Госкомстата России, как необязательные и не ведущие их в организации. Однако ситуация не так проста. Хотя Трудовой кодекс не непосредственно обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки, постановление правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» предписывает работодателям ознакомить сотрудников с изменениями, вносимыми в трудовую книжку, и получить их подтверждение в личной карточке, в которой также делаются дублирующие записи из трудовой книжки.

Кроме того, форма Т-2 является документом воинского учета, согласно пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719 . Поэтому ведение этого документа обязательно для всех организаций и предпринимателей.

Общие правила заполнения

Перед обсуждением процесса заполнения карточки Т-2 важно отметить, что существует унифицированная форма бланка, рекомендуемая к использованию. Работодатель может вносить дополнения в этот бланк, если это необходимо. Однако следует учитывать, что утвержденный на государственном уровне бланк разработан с учетом защиты персональных данных граждан. Если работодатель планирует внести изменения в форму Т-2, необходимо соблюдать особенности законодательства в этой области. Приведенный в статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 основан на унифицированном бланке.

Один из важных моментов, который следует иметь в виду, заключается в том, что личную карточку работника должно вести специально уполномоченное лицо по кадровому учету в организации. Документ оформляется исключительно в письменной форме. Если необходимо дублировать данные в электронном виде, это делается с использованием компьютера. Однако стоит отметить, что в настоящее время цифровые подписи в России не распространены для использования в трудовых отношениях, поэтому все подписи работников должны быть сделаны от руки. Заполнение карточек Т-2 происходит вручную на бумаге, и нет требований к цвету чернил.

Касательно ошибок и их исправлений, необходимо отметить, что они неизбежны. Поскольку специфических инструкций по заполнению личной карточки Т-2 не существует, рекомендуется руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек. Если в процессе заполнения допущена неточность или ошибка, их следует зачеркнуть одной линией (при этом запись должна оставаться читаемой), затем рядом написать корректную формулировку, добавить указание «Исправленному верить» и поставить свою подпись.

Пошаговое заполнение карточки

Допустим, в августе 2021 года в ООО «ППТ.ру» был принят на работу экономист Иванов Иван Иванович. Для оформления его приема потребуются следующие документы:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка (при наличии);
• СНИЛС;
• документы воинского учета;
• документы об образовании и квалификации;
• иные документы, необходимые для выполнения трудовых функций.

Кроме того, необходимо иметь приказ о приеме на работу.

После сбора всех необходимых документов можно приступать к заполнению бланка.

Первым шагом заполнения является заполнение шапки. Здесь следует указать:

• полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
• дату составления карточки;
• табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
• необходимо уточнить, какой характер работы указывается в карточке Т-2 — постоянный или временный;
• вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова следует написать полностью, сокращения не допускаются;
• поле «Алфавит» заполняется первой б

Для каждого работающего сотрудника необходимо создать персональное «досье» — его индивидуальную карточку. Какие данные в ней указывать, как правильно её заполнять, и должны ли индивидуальные предприниматели оформлять такие карточки?

Цель документа

Личная карточка работника формы Т-2 является ключевым документом для учета персонала. Ведение такого реестра обязательно для всех работодателей. Бланк утвержден Госкомстатом в Постановлении от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм …». Каждый наемный работник обязан иметь такую карточку, независимо от срока и условий трудоустройства. В отличие от трудовой книжки, которая ведется единожды, карточка заводится на каждом месте работы гражданина и не выдается на руки.

Форма содержит информацию не только о трудовой деятельности и профессиональных качествах сотрудника, но и личные данные — состав семьи, социальные льготы. Эти сведения необходимы руководству для принятия управленческих решений, таких как направление в командировку или предоставление отпуска.

Вся информация о переводах, поощрениях, записывается и в карточке, что подтверждается подписью сотрудника. Таким образом, сведения в форме Т-2 подписываются при:

• трудоустройстве;
• переводе на другое место в организации;
• изменении данных по воинскому учету;
• увольнении. Важно знать, что при увольнении прогульщика важно соблюдать все юридические нюансы, чтобы не пострадать.

Кто и как должен заполнять форму Т-2? Это компетенция кадровиков или других специалистов, занимающихся кадровым делопроизводством. Документ оформляется на основании следующих документов:

• приказ-распоряжение о трудоустройстве (форма Т-1 или Т-1а);
• паспорт или другое удостоверение личности;
• ИНН;
• СНИЛС;
• трудовая книжка;
• документы по воинскому учету (для военнообязанных);
• дипломы, свидетельства, сертификаты об образовании и квалификации;
• автобиография.

Экспертный блог для бизнеса.
Последние обновления:

• Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
• Опасные операции для ООО и ИП в 2025 году
• Новые законы для бизнеса с июня 2025 года
• Для зачисления в образовательное учреждение необходимо представить соответствующие документы и указать ОКИН-код (например, «Высшее образование – бакалавриат», код 06). При заполнении таблиц по учебным заведениям код ОКСО определяется по Классификатору, утвержденному Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2007-ст.
• Основную профессию указывают в соответствии с штатным расписанием, а также дополнительную, важную для организации. Код ОКПДТР определяют по Классификатору, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367.
• Стаж работы рассчитывается на основании данных трудовой книжки согласно Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п. Общий стаж означает период работы, дающий право на страховую пенсию, непрерывный стаж – период, учитываемый для получения пособий, а стаж по выслуге лет – период работы в специальных профессиях, определенных законодательством.
• Семейное положение указывается с использованием кодов ОКИН:
• Никогда не состоял(а) в браке;
• Состоит в зарегистрированном браке;
• Состоит в незарегистрированном браке;
• Вдовец (вдова);
• Разведен(а) официально (развод зарегистрирован);
• Разошелся(лась).
• В качестве членов семьи указываются только близкие родственники (родители, дети, братья, сестры) с указанием степени родства и года их рождения.
• В разделе «Паспортные данные» формы Т2 требуется полное соответствие данным паспорта.
• Адрес заполняется с указанием места прописки и фактического места жительства.
• Для информации о воинском учете кадровая служба проверяет подлинность документов: военный билет (или справки для военнослужащих), удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, а также наличие мобилизационных предписаний, электронных карт и отметок в паспорте о постановке на воинский учет по месту жительства (Постановление Правительства от 27.11.2006 №719). Этот раздел обязательно подписывает сотрудник, подтверждая достоверность данных.

III. Прием на работу и переводы на другую работу

• Сведения вносятся без сокращений в соответствии с данными приказов по формам Т-1 (Т-1а), Т-5. Изменение тариф

Иногда специалисты по кадрам делают ошибку, заполняя пустоты дефисами. Это неправильно: необходимо оставлять незаполненные поля пустыми. Особенно важно аккуратно заполнять коды, потому что неправильно заполненные коды делают анкету недействительной, и её приходится переписывать. То же самое касается случаев, когда символы или текст соседней графы выходят за границы поля для кодов.

Как можно видеть, анкета содержит много важной информации, и её необходимо заполнять без ошибок. Чтобы исключить неправильное ведение учёта персонала, современные компании переводят такие функции, как кадровое делопроизводство и бухгалтерия, на аутсорсинг. Здесь можно узнать стоимость услуг для вашей компании.

Хранение

Закон не устанавливает сроков оформления карточки. Разумно делать это вместе с записью в трудовую книжку. Документы формы Т-2 хранятся в отдельных папках для обеспечения их сохранности и защиты от посторонних лиц. Карточки работающих и уволенных сотрудников размещаются отдельно. Срок хранения – 75 лет.

Классификатор ОКИН: структура, коды и применение в документах

ОКИН — это сокращение от Общероссийский классификатор информации о населении. Полное наименование стандарта: ОКИН ОК 018-2014. ОКИН разработан как инструмент для сбора, систематизации и анализа данных о демографических, социальных, образовательных, предпринимательских и других характеристиках населения Российской Федерации.

Дополнительная информация
Сокращение	ОКИН
Обозначение	ОК 018-2014
Введение в действие	01.07.2015 (Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.12.2014 № 2019-ст)
Изменения	01.07.2019, № 10 (Приказ Росстандарта от 29.05.2019 № 242-ст)
Английское название	Russian Classification of Information on Population

Структура и особенности ОКИН

Разработку ОКИН провел ВНИИКИ «Стандартинформ» совместно с Управлением статистических стандартов Госкомстата РФ. Он был введен в действие 12.12.2014 года, заменив устаревший стандарт ОКИН ОК 018-95. Эти же организации следят за актуализацией ОКИН. Изменения и дополнения в ОКИН разрабатываются и утверждаются в соответствии с основными положениями по разработке и применению классификаторов, утвержденными в 2005 году. Подробное описание ОКИН представлено во Введении к классификатору. По мнению авторов, ОКИН является ключевым документом для стандартизации сбора информации о населении РФ по различным параметрам.

Виды фасетов и их применение

Каждый фасет ОКИН содержит информацию с уникальными кодами и может быть дополнен дополнительными данными. Например, фасет №63, охватывающий «Почетные звания СССР», имеет несколько дополнительных кодов, таких как «100 — высшие степени отличия и почетные звания СССР», «200 — почетные звания союзных республик», и так далее. Фасеты используются для стандартизации информации о населении, которая используется в личных документах, анкетах и других документах, имеющих статистическое значение. Например, фасет, связанный с домохозяйством, определяется как группа людей, проживающих вместе и ведущих общее хозяйство для обеспечения себя всем необходимым. Для удобства заполнения фасеты могут использовать аббревиатуры и сокращения, например, через дефис или косую черту.

Применение ОКИН

• ОКСПО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию);
• ОКСВНК (Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации);
• Классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР);
• Классификация по социальному защиту населения (ОКИСЗН);
• и другие классификаторы, в зависимости от поставленной перед исследователями статистической задачи.

Инструкция по заполнению личной карточки работника (форма Т-2)

Личная карточка работника представляет собой обязательный документ для каждого работодателя. Её заполнение основывается на предоставленных сотрудником данных о его образовании, семейном положении, военной службе и других аспектах. Все данные подтверждаются как сотрудником, так и представителем организации (ИП).

Назначение формы и её необходимость

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и заполняется для каждого сотрудника. Это позволяет работодателю иметь полное представление о каждом сотруднике. В карточку вносятся следующие данные:

• дата и место рождения;
• гражданство;
• образование и профессиональная подготовка, включая дополнительное образование;
• знание иностранных языков;
• трудовой стаж;
• семейное положение;
• адреса регистрации и фактического проживания;
• отношение к военной службе;
• результаты аттестации;
• награды;
• отпуска и льготы;
• и прочие сведения.

Эта информация необходима для выполнения законодательных обязательств работодателя. Например, сведения о составе семьи помогают включить детей работника в список получателей новогодних подарков или детских путевок. Сведения о дополнительном образовании или знании языков могут определять возможность изменения должности сотрудника или направления его в командировку за границу. Информация о наградах и стаже работы является основанием для награждений сотрудников на более высоком уровне. Из всего вышеизложенного следует, что личная карточка работника представляет собой удобный и информативный инструмент для работодателей.

Также читайте: как правильно заполнить форму лицевого счета Т-54

Обязанность ведения карточек

Некоторые работодатели могут рассматривать первичные формы учета, утвержденные постановлением Госкомстата России, как необязательные и не ведущие их в организации. Однако ситуация не так проста. Хотя Трудовой кодекс не непосредственно обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки, постановление правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» предписывает работодателям ознакомить сотрудников с изменениями, вносимыми в трудовую книжку, и получить их подтверждение в личной карточке, в которой также делаются дублирующие записи из трудовой книжки.

Кроме того, форма Т-2 является документом воинского учета, согласно пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719 . Поэтому ведение этого документа обязательно для всех организаций и предпринимателей.

Общие правила заполнения

Перед обсуждением процесса заполнения карточки Т-2 важно отметить, что существует унифицированная форма бланка, рекомендуемая к использованию. Работодатель может вносить дополнения в этот бланк, если это необходимо. Однако следует учитывать, что утвержденный на государственном уровне бланк разработан с учетом защиты персональных данных граждан. Если работодатель планирует внести изменения в форму Т-2, необходимо соблюдать особенности законодательства в этой области. Приведенный в статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 основан на унифицированном бланке.

Один из важных моментов, который следует иметь в виду, заключается в том, что личную карточку работника должно вести специально уполномоченное лицо по кадровому учету в организации. Документ оформляется исключительно в письменной форме. Если необходимо дублировать данные в электронном виде, это делается с использованием компьютера. Однако стоит отметить, что в настоящее время цифровые подписи в России не распространены для использования в трудовых отношениях, поэтому все подписи работников должны быть сделаны от руки. Заполнение карточек Т-2 происходит вручную на бумаге, и нет требований к цвету чернил.

Касательно ошибок и их исправлений, необходимо отметить, что они неизбежны. Поскольку специфических инструкций по заполнению личной карточки Т-2 не существует, рекомендуется руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек. Если в процессе заполнения допущена неточность или ошибка, их следует зачеркнуть одной линией (при этом запись должна оставаться читаемой), затем рядом написать корректную формулировку, добавить указание «Исправленному верить» и поставить свою подпись.

Пошаговое заполнение карточки

Допустим, в августе 2021 года в ООО «ППТ.ру» был принят на работу экономист Иванов Иван Иванович. Для оформления его приема потребуются следующие документы:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка (при наличии);
• СНИЛС;
• документы воинского учета;
• документы об образовании и квалификации;
• иные документы, необходимые для выполнения трудовых функций.

Кроме того, необходимо иметь приказ о приеме на работу.

После сбора всех необходимых документов можно приступать к заполнению бланка.

Первым шагом заполнения является заполнение шапки. Здесь следует указать:

• полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
• дату составления карточки;
• табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
• необходимо уточнить, какой характер работы указывается в карточке Т-2 — постоянный или временный;
• вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова следует написать полностью, сокращения не допускаются;
• поле «Алфавит» заполняется первой б

Для каждого работающего сотрудника необходимо создать персональное «досье» — его индивидуальную карточку. Какие данные в ней указывать, как правильно её заполнять, и должны ли индивидуальные предприниматели оформлять такие карточки?

Цель документа

Личная карточка работника формы Т-2 является ключевым документом для учета персонала. Ведение такого реестра обязательно для всех работодателей. Бланк утвержден Госкомстатом в Постановлении от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм …». Каждый наемный работник обязан иметь такую карточку, независимо от срока и условий трудоустройства. В отличие от трудовой книжки, которая ведется единожды, карточка заводится на каждом месте работы гражданина и не выдается на руки.

Форма содержит информацию не только о трудовой деятельности и профессиональных качествах сотрудника, но и личные данные — состав семьи, социальные льготы. Эти сведения необходимы руководству для принятия управленческих решений, таких как направление в командировку или предоставление отпуска.

Вся информация о переводах, поощрениях, записывается и в карточке, что подтверждается подписью сотрудника. Таким образом, сведения в форме Т-2 подписываются при:

• трудоустройстве;
• переводе на другое место в организации;
• изменении данных по воинскому учету;
• увольнении. Важно знать, что при увольнении прогульщика важно соблюдать все юридические нюансы, чтобы не пострадать.

Кто и как должен заполнять форму Т-2? Это компетенция кадровиков или других специалистов, занимающихся кадровым делопроизводством. Документ оформляется на основании следующих документов:

• приказ-распоряжение о трудоустройстве (форма Т-1 или Т-1а);
• паспорт или другое удостоверение личности;
• ИНН;
• СНИЛС;
• трудовая книжка;
• документы по воинскому учету (для военнообязанных);
• дипломы, свидетельства, сертификаты об образовании и квалификации;
• автобиография.

Экспертный блог для бизнеса.
Последние обновления:

• Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
• Опасные операции для ООО и ИП в 2025 году
• Новые законы для бизнеса с июня 2025 года
• Для зачисления в образовательное учреждение необходимо представить соответствующие документы и указать ОКИН-код (например, «Высшее образование – бакалавриат», код 06). При заполнении таблиц по учебным заведениям код ОКСО определяется по Классификатору, утвержденному Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2007-ст.
• Основную профессию указывают в соответствии с штатным расписанием, а также дополнительную, важную для организации. Код ОКПДТР определяют по Классификатору, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367.
• Стаж работы рассчитывается на основании данных трудовой книжки согласно Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п. Общий стаж означает период работы, дающий право на страховую пенсию, непрерывный стаж – период, учитываемый для получения пособий, а стаж по выслуге лет – период работы в специальных профессиях, определенных законодательством.
• Семейное положение указывается с использованием кодов ОКИН:
• Никогда не состоял(а) в браке;
• Состоит в зарегистрированном браке;
• Состоит в незарегистрированном браке;
• Вдовец (вдова);
• Разведен(а) официально (развод зарегистрирован);
• Разошелся(лась).
• В качестве членов семьи указываются только близкие родственники (родители, дети, братья, сестры) с указанием степени родства и года их рождения.
• В разделе «Паспортные данные» формы Т2 требуется полное соответствие данным паспорта.
• Адрес заполняется с указанием места прописки и фактического места жительства.
• Для информации о воинском учете кадровая служба проверяет подлинность документов: военный билет (или справки для военнослужащих), удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, а также наличие мобилизационных предписаний, электронных карт и отметок в паспорте о постановке на воинский учет по месту жительства (Постановление Правительства от 27.11.2006 №719). Этот раздел обязательно подписывает сотрудник, подтверждая достоверность данных.

III. Прием на работу и переводы на другую работу

• Сведения вносятся без сокращений в соответствии с данными приказов по формам Т-1 (Т-1а), Т-5. Изменение тариф

Иногда специалисты по кадрам делают ошибку, заполняя пустоты дефисами. Это неправильно: необходимо оставлять незаполненные поля пустыми. Особенно важно аккуратно заполнять коды, потому что неправильно заполненные коды делают анкету недействительной, и её приходится переписывать. То же самое касается случаев, когда символы или текст соседней графы выходят за границы поля для кодов.

Как можно видеть, анкета содержит много важной информации, и её необходимо заполнять без ошибок. Чтобы исключить неправильное ведение учёта персонала, современные компании переводят такие функции, как кадровое делопроизводство и бухгалтерия, на аутсорсинг. Здесь можно узнать стоимость услуг для вашей компании.

Хранение

Закон не устанавливает сроков оформления карточки. Разумно делать это вместе с записью в трудовую книжку. Документы формы Т-2 хранятся в отдельных папках для обеспечения их сохранности и защиты от посторонних лиц. Карточки работающих и уволенных сотрудников размещаются отдельно. Срок хранения – 75 лет.