Перед началом совещания участникам необходимо предоставить материалы для подготовки и решения, такие как информационные записки и предварительные версии документов (планы, договоры, бюджеты и т.д.), которые будут обсуждаться. Также важно уведомить всех участников о дате, времени и месте проведения, инициаторе совещания и контактном лице, отвечающем за организацию мероприятия. Контактное лицо доступно для ответов на организационные вопросы, таких как проезд, пропуска и парковка.
Пример и образец протокола
Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 — 13:30, Центральный офис, Переговорная №34.
Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна
Организатор: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич (gaer@test.ru, вн. т. 07703)
Список участников
- Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)
- Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) (ssiv@test.ru, вн. т. 02345)
- Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) (aaer@test.ru, вн. т. 02455)
- Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) (gptr@test.ru, вн. т. 01003)
Секретарь: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич
- Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
- Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом
Доклад начальника службы безопасности
В компании введены правила кодирования электронных адресов сотрудников, что предотвращает утечки информации через несанкционированные письма и спам.
Вопросы к докладчику не поступили.
Доклад начальника службы информационных технологий
Адреса электронной почты известны ключевым контрагентам и регулирующим органам, поэтому возможность изменения не предусмотрена. Предлагается создать дополнительные адреса для переписки и настроить фильтрацию почты.
Вопрос от начальника финансового департамента: Были ли проработаны затраты на предложенную систему
Необходимо изменить способ кодирования электронных адресов. Существующие адреса оставить без изменений, но входящие письма на них подвергать строгой проверке.
Для достижения поставленной цели в области информационных технологий необходимо:
- В течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ.
- В следующие пять рабочих дней определить затраты на выполнение работ с использованием собственных ресурсов или с привлечением аутсорсинга.
- На основе расчета затрат решить, выполнить работы самостоятельно или через аутсорсеров в течение 15 рабочих дней.
Ответственность за контроль за выполнением решения возложить на начальника службы безопасности.
Голосование: За: 4, Против: 0, Воздержались: 0. Решение принято единогласно.
| 1 | 2 |
В статьях иногда могут содержаться ошибки, они исправляются, статьи дополняются и развиваются, готовятся новые материалы. Подпишитесь на новости, чтобы быть в курсе.
Если что-то осталось непонятным, обязательно задайте вопрос!
Здесь вы можете задать вопрос или обсудить статью.
Как выглядеть на работе? Что одеть, чтобы подходить для офиса? Рабочая одежда.
Одежда для карьеры. Как правильно одеваться, чтобы вас уважали и любили в офисе.
Написание делового документа. Образец, шаблон, пример.
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формате.
Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведение.
Как правильно себя вести на работе, чтобы вас уважали, любили и продвигали по карьерной лестнице.
Объяснительная записка об опоздании на работу.
Пример объяснительной записки, которую я написал своему руководителю.
В чем отличие делового стиля текста от устной речи? Формальная лексика.
Деловой стиль текста. Особенности формальной лексики. Стиль официальной речи.
Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, пример.
Образцы приказов, решений, поручений или распоряжений. Подробные комментарии и пояснения.
Управленческие компетенции. Как стать хорошим и успешным руководителем или начальником.
Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаемым и эффективным.
Управленческие компетенции. Хороший, успешный руководитель, начальник.
Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаемым и эффективным.
Роль использования формализированной документации в организационной деятельности
Формализированная документация включает в себя не только акты совещаний и протоколы, но и другие типы документов, которые играют ключевую роль в организации. Эти документы отражают важные моменты работы коллективов, решение проблемных вопросов, а также принятие решений, влияющих на стратегию развития предприятия.
Особое внимание уделяется понятности и четкости формулировок, которые применяются при создании такой документации. Это позволяет исключить двусмысленность и неоднозначность в интерпретации фиксированных результатов, обеспечивая точность и адекватность описания деятельности компании на всех этапах ее развития.
Кроме того, формализированные документы служат важным инструментом в процессе анализа и аудита деятельности организации, позволяя оценивать выполнение поставленных задач, выявлять требующие корректировок аспекты работы и оптимизировать рабочие процессы.
Применение стандартов и шаблонов при создании такой документации обеспечивает необходимую степень унификации и структурированности, что существенно упрощает доступ к информации и обмен опытом между сотрудниками различных подразделений организации.
Таким образом, формализированная документация играет важную роль в организационной практике, обеспечивая не только сохранение и систематизацию информации, но и повышение управляемости и эффективности в работе коллективов, направленных на достижение общих целей предприятия.
Этапы подготовки и оформления документа
Для того чтобы эффективно систематизировать и зафиксировать результаты различных деловых встреч, необходимо следовать определённым этапам подготовки и оформления соответствующего документа. Этот процесс включает в себя несколько ключевых шагов, каждый из которых играет важную роль в создании структурированного и понятного текста.
| Шаг | Описание |
| 1. | Подготовка фондообразующих материалов: сбор необходимой информации и данных, которые будут использоваться в документе. |
| 2. | Определение структуры и формата: разработка общей структуры документа, включая заголовки разделов и основные пункты. |
| 3. | Написание текста: составление подробного описания основных моментов встречи, используя точные и чёткие формулировки. |
| 4. | Редактирование и корректировка: проверка текста на наличие ошибок и неоднозначностей, уточнение формулировок и стилевых аспектов. |
| 5. | Форматирование и оформление: приведение документа в соответствие с корпоративными стандартами и требованиями, внедрение необходимых элементов оформления. |
Каждый из указанных этапов играет важную роль в создании документа, который не только фиксирует основные моменты встречи, но и обеспечивает ясность и доступность информации для последующего использования.
Организация структуры и разработка форматов
Для достижения этой цели предлагается использование различных форматов и структур, специально разработанных для записи ключевых моментов и решений, принимаемых в ходе профессиональных консультаций и дискуссий. Каждый формат направлен на поддержание четкости и доступности информации, а также на упрощение последующей интерпретации и анализа данных.
| Категория | Описание |
|---|---|
| Заголовок | Краткое обозначение основной темы или цели обсуждения. |
| Участники | Перечисление ключевых лиц, принимающих участие в совещании. |
| Вопросы | Формулировки основных вопросов, обсуждаемых на совещании. |
| Решения | Запись принятых решений и мероприятий, необходимых для их реализации. |
| Дополнительные заметки | Любая другая значимая информация, не вошедшая в вышеуказанные категории. |
Выбор конкретного формата зависит от особенностей деятельности организации и предпочтений участников совещаний. Однако основные принципы организации структуры документации остаются универсальными и применимыми к различным сферам деятельности.
Этапы разработки и структура документации
В данном разделе мы рассмотрим последовательность этапов создания ключевого документа, необходимого для организационной деятельности. Процесс включает несколько важных шагов, начиная от подготовки основы и до окончательного оформления.
- Формирование базового каркаса документа, включающего в себя ключевые моменты и структуру будущего материала.
- Разработка основных разделов, которые обеспечат полноту и последовательность изложения сущностей, необходимых для целей организации.
- Уточнение содержательной части документа с учетом специфики конкретной организационной практики и текущих задач.
- Подготовка обоснованного и объективного анализа, позволяющего выделить основные моменты и ключевые вопросы, требующие уточнения.
- Окончательное оформление документа, включая подготовку текста, корректуру и оформление по стандартам, принятым в организации.
Каждый этап важен для обеспечения полноты и объективности информации, необходимой для последующего использования в организационной практике. Правильно структурированный документ позволяет эффективно вести деловое взаимодействие и обеспечивать информационную прозрачность деятельности организации.